Consejos útiles: ¿Cómo se crea una firma digital?

La firma electrónica es necesaria sobre todo para quienes utilizan la gestión electrónica de documentos en sus actividades, presentan informes a diversas autoridades públicas y reciben servicios a través del Internet.

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Imagen Ilustrativa. / Foto: Pixabay

Hoy en día muchas empresas y administraciones públicas en su sistema de gestión de documentación emplean formas actuales de intercambio de información de modo electrónico. Esto ha sido posible gracias a la comunicación en Internet y a la creación de un nuevo tipo de firma. La gestión electrónica de documentos no solo ahorra dinero y tiempo, sino también recursos naturales.

Hacer una firma digital no es algo difícil, se genera de forma rápida y es sencilla en uso. No se necesita ningún conocimiento o habilidad especial para trabajar con ella.

Cómo crear una firma digital

La firma electrónica es necesaria sobre todo para quienes utilizan la gestión electrónica de documentos en sus actividades, presentan informes a diversas autoridades públicas y reciben servicios a través del Internet. Los ciudadanos también pueden utilizar la FD para presentar documentos a los servicios públicos, firmar contratos y documentos, incluidas las transacciones bancarias, además hacer que la correspondencia en los negocios sea segura. Para ello puede crear una firma digital gratis. 

Si lo que necesita es una firma digital simple sin protección, puede utilizar sitios web especializados como createmysignature.com. Su elaboración es un proceso simple que no requiere mucho tiempo. Si necesita una firma digital con protección tiene que recurrir a centros especiales cualificados. Tienen una licencia especial que les da el derecho legal a prestar este tipo de servicios. Para obtener dicha firma, debe:

  • Hacer una solicitud personalmente o a través del sitio web del centro elegido. Esta solicitud tiene que ser confirmada de manera obligatoria.
  • Pagar facturas que incluyen el coste de los servicios prestados y el propio soporte, que suele ser una memoria USB o un disco. La firma electrónica en sí es gratuita.
  • Recopilar los documentos necesarios. Dependiendo de si usted es una persona física o jurídica, el paquete de documentos variará ligeramente. También dichos documentos pueden ser presentados por vía electrónica al correo del centro de servicios.
  • La entrega del certificado de una FD se realiza personalmente. Se entrega un dispositivo electrónico de almacenamiento de datos, principalmente una tarjeta flash.  Ella contiene una versión generada de las dos claves (privada y pública) y el software responsable del funcionamiento de estas claves. Adicionalmente, se entrega una versión del certificado firmada y sellada en papel.

Generalmente, un certificado de FD tiene un plazo de caducidad: es válido durante 12 meses, tras los cuales hay que volver a expedir uno nuevo.

Qué tipo de firma electrónica crear: diversos ámbitos de utilizaciones

Existen tres tipos de firma digital, por lo que según el ámbito de actividad y la finalidad de la aplicación se determina el tipo de FD.  Los particulares utilizan la firma simple para confirmar las transacciones bancarias, mientras que las entidades jurídicas utilizan la FD para identificar a los empleados en el correo electrónico corporativo. La firma digital online está disponible en sitios web especiales como mysignature.com.

FD avanzada es utilizada principalmente por las empresas en su sistema interno de gestión de documentos y en sus relaciones con las contrapartes, pero sobre una base contractual.

La FD cualificada es la más segura, por lo que tiene una amplia gama de aplicaciones:

  • Gestión electrónica de documentos. Las empresas lo emplean cada vez más porque es muy cómodo y eficaz. Puede utilizarse no sólo para uso interno, sino también para intercambiar información con las contrapartes. La firma digital acelera el proceso de envío y recepción de cartas, contratos y documentos financieros.
  • Informando. La firma digital le permite no perder su tiempo en visitar a las autoridades estatales para presentar sus informes. Todo se hace de forma electrónica: lo único que hay que hacer es generar un informe, firmarlo con una firma electrónica y enviarlo por Internet al servicio correspondiente.
  • Servicios gubernamentales. Puede utilizar la FD para certificar los documentos que envía y para controlar el estado de las solicitudes presentadas a las autoridades.
  • Tribunales de arbitraje. Con la implementación de la firma digital, todos los participantes del proceso tienen la oportunidad de enviar por vía electrónica los documentos necesarios para el estudio del caso.

La firma digital garantiza una gran confidencialidad de datos que se transmiten, el proceso de tramitación de documentos se simplifica al igual que el mecanismo de información a las autoridades reguladoras, y el flujo de trabajo interno de las empresas se hace más cómodo y eficiente. 

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